Bærekraft og samfunnsansvar

Redegjørelse i henhold til åpenhetsloven, juni 2024.

Til lesere av rapporten

Denne rapporten bygger på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter, og OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. Proteket er del av en konsernstruktur og denne redegjørelsen er en del av den totale rapporten.

Aktsomhetsvurderinger

Modellen har seks trinn som beskriver hvordan Proteket jobber for mer ansvarlig og bærekraftig forretningspraksis.

Proteket arbeider stadig med å iverksette bærekraftige løsninger som en del av vår kjerneverdi og jobber for å ta ansvar der vi har mulighet til å påvirke, og gjøre tilpasninger, der vi ser det kan bidra positivt.

Forord

Hos Proteket setter vi vår stolthet i å være en ansvarlig aktør som ivaretar mennesker, miljø og forsvarlig forretningsdrift. Gjennom vår dedikasjon til disse verdiene jobber vi kontinuerlig for å tilpasse vårt selskap slik at vi kan ta nødvendige grep, utøve samfunnsansvar og handle der vi har mulighet til å påvirke positivt, både internt og eksternt.

Vi forstår viktigheten av åpenhet i alle våre operasjoner, og vi er forpliktet til å følge åpenhetsloven. Dette innebærer at vi til enhver tid skal være åpne om hvordan vi arbeider for å sikre gode arbeidsforhold, beskytte miljøet og drive vårt selskap på en forsvarlig måte. Vår redegjørelse beskriver de tiltakene vi har iverksatt og de resultatene vi har oppnådd, samt våre fremtidige mål og planer for kontinuerlig forbedring.

Vi er stolte av de fremskritt vi har gjort så langt, men vi erkjenner også at dette er en pågående prosess. Vår forpliktelse til bærekraftig utvikling og samfunnsansvar er en integrert del av vår forretningsstrategi, og vi vil fortsette å jobbe målrettet for å sikre at vi lever opp til våre etiske og samfunnsmessige forpliktelser.

Vi verdsetter samarbeidet med våre medarbeidere, partnere og andre interessenter for deres bidrag og støtte i vårt arbeid for en mer bærekraftig og ansvarlig fremtid. Sammen vil vi fortsette å gjøre en positiv forskjell.

Nøkkelinformasjon om selskapet og leverandørkjeden

Om selskapet:

Proteket er et selskap bestående av 10 laboratorier.

Adresse hovedkontor:

Sognsveien 75a, 0855 Oslo

Organisering:

Pr juni 2024 teller vi 10 laboratorier. Totalt består vi av 141 medarbeidere.

Omsetning i rapporteringsåret:

193  621  661 NOK

Kontaktperson for rapporten:

Linn Christensen, Quality and HSE Manager i konsernet

Informasjon om leverandørkjeden

Proteket AS leverer individuelt fremstilte tannerstatninger til tannleger, i privat og offentlig sektor.

Innkjøpsavtaler inngås på overordnet nivå, for å sikre samme struktur i alle våre laboratorier. Innkjøpsrutiner defineres av konsernets Procurement Manager og Quality and HSE Manager. Innkjøp- og leveranserutiner er bygd opp så de tilfredsstiller ISO 9001, selv om selskapet ikke er sertifisert.  Våre ledere skal følge innkjøpsrutiner med tilgang til rammeavtaler på intranett eller gjennom andre relevante kanaler.  Det er den enkelte avdeling som selv bestiller og mottar varer og tjenester.

På konsernnivå er det 1215 kommersielle relasjoner i rapporteringsåret.

Type innkjøp/leverandørforhold

Helt-, eller delvis, egen eid produksjon: Proteket er tanntekniske laboratorier som tilbyr individuelt fremstilte pasientspesifikke tannerstatninger etter bestilling fra sine kunder. Alle produksjoner følger krav til Medical Device Regulation (MDR)

Innkjøp direkte fra produsent: Innkjøp direkte fra råvareprodusent forekommer sjelden.

Innkjøp via mellomledd: Vi gjennomfører våre fleste innkjøp via agent/importør/distributør/fresesenter/laboratorier.

Den største andelen av innkjøp er av forbruksmateriell, hel- eller delproduksjon av tannteknikk og data/teknologi, noe av dette produseres/distribueres fra andre land enn Norge. I et bærekraftperspektiv anses disse til å ha en mulig negativ påvirkning på miljøet med tanke på transport, emballasje og utvinning av komponenter som benyttes i data/teknologiprodukter.

Kontroll på leverandørkjede: Vi jobber tett med våre leverandører for å sikre gode leveranser, godt samarbeid og betingelser. Som en del av vårt kontinuerlige arbeid med kvalitet har vi satt oss mål i å ha kontroll på leverandørkjeden.

Aktivitet i høyrisikoland: Blant våre leverandører har seks bekreftet at de selv, eller en av deres underleverandører, har aktiviteter som strekker seg til høyrisikoland.

Dette er leverandører som opererer innenfor:

• Dental Depot
• Vaskeri og renserivirksomhet
• Laboratorier
• IT utstyr

Kartleggingen viser at det finnes leverandører eller underleverandører som er knyttet til land som er klassifisert som høyrisiko. Land som i dag, eller tidligere, er kjent for risiko knyttet til korrupsjon, arbeidsforhold, menneskerettigheter eller andre forhold som påvirker negativt i, eller knyttet til, landet.

Risikobilde leverandørkjede

Proteket har rammeavtaler og innkjøpsrutiner som styrer hvor våre ledere kan gjøre sine innkjøp. Det vil si at våre avtaler styres sentralt av profesjonelle aktører etter fastsatte rutiner, som minimerer risiko og styrker kontroll.

Våre innkjøpsrutiner innebærer at vi kontrollerer leverandører før avtaleinngåelse, med søkelys på miljø, sosiale forhold og forsvarlig forretningsdrift.

Flesteparten av våre leverandører er etablert i Norge, men noen har forgreninger i eierstruktur til Europa. Vi har, som rapporten viser, leverandører som har aktivitet eller underleverandører som strekker seg til høyrisikoland.

Som selskap har vi leverandører med fabrikker i Østen. Dette er leverandører vi følger opp med utvidede tiltak, som fysiske besøk for å kartlegge blant annet arbeidsforhold og anstendighet for de som jobber der.

Aktsomhetsvurderinger leverandørkjede

Konsernet har gjort 54 aktsomhetsvurderinger, der 45 leverandører har besvart og er klassifisert som godkjent. Det er redegjort for egen virksomhet med henvisning til gode rutiner, prosesser, risikovurderinger og ivaretakelse av menneskerettigheter. Av de som har besvart er det ikke avdekket negative funn.

Det er 9 leverandører som ikke har svart opp vårt skjema. Dette følges videre opp for å kartlegge årsak til manglende besvarelse, og fortløpende videre vurdering av om disse kan fortsette som leverandør til oss.

Interne forhold

I Proteket har vi som mål å være en helsefremmende arbeidsplass. Vi skal ha kvalitet i alle ledd for de som jobber hos oss, og for de som leverer varer og tjenester til oss. For å oppnå dette målet ivaretar vi alle prosesser som omhandles av E (miljø), S (sosialt) og G (forretningspraksis).

Våre mål for 2024 er:

1. Gjennomføre kartlegging og målinger av vårt miljøavtrykk.
2. Gjennomføre dialogmøter med bransjeforening og våre største leverandører for felles tiltak for reduksjon av utslipp.
3. Gjennomføre systematisk risikokartlegginger av våre miljøpåvirkninger og anstendige arbeidsvilkår.
4. Systematisk god opplæring til medarbeidere om miljø, klima, bærekraft og etisk forretningsdrift.
5. Sikre at alle våre ledere har gjennomført opplæring i våre sine etiske retningslinjer

Forankring av bærekraft i selskapet

Dersom Proteket skal kunne sikre bærekraftig forretningsdrift, anstendige arbeidsforhold og rettferdige menneskerettigheter er det behov for forankring i våre strategier, planer, relevante policyer og retningslinjer fra ledelsen. Det må omfatte hele selskapet for å ha en effekt.

Forankring er den første delen i forbindelse med aktsomhetsvurderinger i modellen.

Policy

Vår praksis ligger offentlig tilgjengelig; https://www.proteket.no/etiske-retningslinjer/

Proteket sine forpliktelser, som beskrevet i våre etiske retningslinjer, gjenspeiler vår praksis. Vi har forventinger til medarbeidere og de vi inngår avtaler med. Brudd vil føre til konsekvenser: FNs menneskerettigheter, ILOs grunnleggende konvensjoner om arbeidsrettigheter, FNs klimakonvensjon, FNs barnekonvensjon og konvensjonen mot korrupsjon.

Organisering og internkommunikasjon

Ansvaret for arbeidet med bærekraftig forretningspraksis ligger hos CEO og er derav organisert på konsernnivå. Arbeidet ledes av CHRO. Quality and HSE Manager rapporterer til CHRO.

Selskapet utfører enkelte fabrikkrevisjoner i tillegg til egne risikovurderinger av den gruppen leverandører som er omtalt i denne rapporten. Vi benytter kvalitetssystem for å kartlegge, risikovurdere og godkjenne leverandører. Våre leverandører besvarer aktsomhetsvurdering, utarbeidet etter OECDs retningslinjer og veileder for aktsomhetsvurdering. Som en kontinuerlig prosess validerer våre leverandører årlig oppgitte opplysninger. Overvåkning, validering og godkjenning utføres av Quality and HSE Manager.

Alle nye leverandører vurderes før en eventuell avtale inngås.

Arbeidet med aktsomhetsvurderinger håndteres av en mindre gruppe nøkkelpersoner som har fått tildelt ansvaret. Informasjon om prosessen og om eventuelle henvendelser blir kommunisert ut via våre interne kanaler til våre ledere, og videreformidlet til Quality and HSE Manager for behandling.

Som grunnfundament i alle våre handlinger ligger etisk forretningsdrift. Dette er blant annet inkludert i våre arbeidskontrakter. I våre etiske retningslinjer ligger det en beskrivelse av hvordan vi forventer at våre medarbeidere agerer på vegne av Proteket.

Planer og ressurser

I Proteket har vi satt mennesker, samfunn og miljø på agendaen og gjort dette til en del av vår kultur. Det er stort fokus på lagspill og enkeltmennesket. Dette er forankret i ledelsen gjennom faste prosesser, prosjekter og offentlig tilgjengelig informasjon. Dette sikrer langsiktighet i våre valg og prosesser. På våre nettsider som er offentlige, og på våre intranettsider som er interne, er dette definert som fokusområde. Målet om en helsefremmende arbeidsplass er inkludert i våre håndbøker som benyttes av både ledere og medarbeidere.

I Proteket er bærekraft viktig, og vi jobber aktivt for å bidra der vi har mulighet. Vi har satt tydelige mål, og rapporterer resultater på definerte KPI’er til styret hvert kvartal.

Vi måler oss selv på følgende områder:

• Innkjøp
• Leverandørlojalitet
• Kompetanseheving
• Digitalisering
• Feilproduksjoner
• Fornøydhet; medarbeidere og kunder
• Rettferdige vilkår
• Nullvisjon for skader og ulykker på jobb
• Klima og miljøpåvirkning

I henhold til åpenhetsloven skal det redegjøres for selskapets arbeid med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i interne retningslinjer og rutiner, i tillegg til varslingskanaler og klagemekanismer som skal bidra til å avdekke negative konsekvenser.

Risikovurdering interne forhold

Basert på risikovurdering i eget kvalitetssystem og etter veiledning fra OECD`s ansvarlighetskompass er det kartlagt følgende risiko for interne forhold i organisasjonen.

Veien videre

Proteket har alltid hatt søkelys på mennesker, miljø og forsvarlig forretningsdrift, og det skal vi fortsatt ha fremover. Vi jobber kontinuerlig med å tilpasse vårt selskap for å kunne ta samfunnsansvar og utøve handling der vi har mulighet til å påvirke.

Vi jobber for:

• Reduksjon av klimagassutslipp
• Bærekraftige anskaffelser
• Sirkulær tankegang
• Sosiale forhold

Dette gjør vi lokalt i egen verdikjede, ut mot våre leverandører og på bransjenivå for å skape endring til det bedre.  Proteket vil årlig redegjøre for sitt arbeid med anstendig arbeid og menneskerettigheter, enten som frittstående redegjørelse eller som selvstendig del av årsrapporten. Lenke til komplet konsernrapport.

Redegjørelse i henhold til åpenhetsloven, juni 2023.

Driftsområde:

Proteket er Norges største tanntekniske fagmiljø med over 100 medarbeidere. Vår visjon er å gjøre Norge til verdens tryggeste land å gjennomføre tanntekniske løsninger i. Medarbeidere som brenner for faget og aldri føler seg utlært, bringer oss mot denne visjonen. Våre verdier er kompetent, tilgjengelig og hjelpsom, og Proteket tar på alvor sin rolle som tannlegens forlengede arm i pasientens behandling.

Våre retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold:

I Proteket jobber vi aktivt for å bygge en kultur som ivaretar menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette gjøres gjennom å sikre rettferdige rammebetingelser, uavhengig av kjønn, like muligheter for våre medarbeidere, inkludering og mangfold er en vesentlig del av vår kultur.

Våre etiske retningslinjer (Code of Conduct), kontrakter, rutiner og håndbøker er styrende for hvordan vi ivaretar grunnleggende menneskerettigheter. Alle eksisterende og nye leverandører vurderes i henhold til krav nedfelt i Åpenhetsloven. Proteket har gjennom en omfattende prosess, kartlagt sine leverandører, klassifisert og risikovurdert disse. OECD’s Guidelines for Multinational Enterprises (2011 Edition) har vært veiledende for oss i denne prosessen, samtidig som vi har tatt hensyn til at Åpenhetsloven stiller strengere krav til redegjørelsesplikten, ved at virksomhetene må offentliggjøre en generell redegjørelse årlig.

Selskapet har varslingsrutiner som gjør det mulig for medarbeidere, leverandører eller kunder å varsle dersom de oppdager forhold som er av negativ karakter og kan anses som nødvendig å varsle om.

Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlige risiko for negative konsekvenser som virksomheten avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger:

Vår forventing til våre leverandører er at de opptrer etisk og arbeider etter intensjon om anstendige arbeidsforhold og etterlevelse av lovverk som ivaretar grunnleggende menneskerettigheter. Dersom vi avdekker forhold som ikke samsvarer med våre forventninger, lovverk og har en tilstedeværende risiko, etterspør vi ytterligere dokumentasjon fra leverandør slik at de kan svare opp og vise frem sine tiltak og planer for å minimere risiko og eliminere faktorer som går på tvers av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Alle våre leverandører som tilfredsstiller krav om aktsomhetsvurdering må besvare skjema for å bli eller være i samarbeid med oss, disse klassifiseres ut ifra besvarelsen og i forhold til risikofaktorer som avdekkes. Denne er basert på OECD sine krav til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Gjennom våre undersøkelser har vi avdekket kun mindre avvik i vår leverandørkjede som det siden er blitt redegjort og dokumentert for. De mindre avvikene er med dette blitt lukket.

Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultater eller forventede resultater av disse tiltakene:

Proteket er en seriøs aktør og vil agere dersom det oppstår hendelser som ikke samsvarer med loven. Basert på aktsomhetsvurdeinger fra leverandører er det avdekket tilfeller som kan peke i en retning av forhold som ikke ivaretar grunnleggende menneskerettigheter. Disse forholdene avdekker mistanker om tvangsarbeid og manglede dokumentasjon som skal sikre og ivareta anstendige arbeidsbord både for underleverandører og medarbeidere. I disse tilfellene etterspør vi dokumentasjon fra leverandør, klassifisere de som ikke godkjent hos oss før vi har mottatt tilfredsstillende informasjon i vår oppfølgning av leverandøren.

Vi forventer at leverandører ettersender den dokumentasjonen vi etterspør som viser plan, handling og system for kontroll av risikoelement. Når dette er ettersendt oss og vi ser at dette er under kontroll vil vi godkjenne leverandøren hos oss og følge dette opp for fremtiden.

Dersom leverandører ikke følger opp vår anmodning må Proteket vurdere om samarbeidet skal fortsette, som en konsekvens av risikoforholdene.